Du brauchst Unterstützung für ein Projekt, willst aber niemanden fest anstellen? Freelancer beauftragen als kleines Unternehmen ist eine flexible Lösung für zeitlich begrenzte Aufgaben oder spezialisierte Tätigkeiten. Doch dabei gibt es einiges zu beachten – von der korrekten Vertragsgestaltung bis zur Vermeidung von Scheinselbständigkeit. In diesem Guide erfährst du alles, was du wissen musst, wenn du als kleines Unternehmen Freelancer beauftragen möchtest.
Warum Freelancer beauftragen als kleines Unternehmen sinnvoll ist
Für kleine Unternehmen sind Freelancer oft die ideale Lösung. Sie bieten Flexibilität ohne langfristige Verpflichtungen.
Die Vorteile von Freelancern
Keine Fixkosten – Du zahlst ausschließlich für tatsächlich erbrachte Leistungen. In ruhigen Zeiten entstehen folglich keine Personalkosten.
Spezialisiertes Know-how – Freelancer sind oft Experten in ihrem Bereich. Dadurch bekommst du Fachwissen, das du intern nicht hast.
Flexibilität – Projekte können schnell gestartet und beendet werden. Es gibt nämlich keine Kündigungsfristen und keine langfristigen Bindungen.
Keine Arbeitgeberpflichten – Du musst dich weder um Sozialversicherung noch um Urlaub oder Krankenstand kümmern. Das erledigt der Freelancer selbst.
Skalierbarkeit – Bei Auftragsspitzen holst du mehr Freelancer, bei Flaute hingegen weniger. Dein Team passt sich somit dem Bedarf an.
Typische Einsatzbereiche
Wenn du als kleines Unternehmen Freelancer beauftragen willst, kommen viele Bereiche infrage:
- Marketing – Grafikdesign, Texterstellung, Social Media, SEO
- IT – Webentwicklung, App-Programmierung, IT-Support
- Beratung – Unternehmensberatung, Rechtsberatung, Steuerberatung
- Kreativ – Fotografie, Videoproduktion, Illustration
- Verwaltung – Buchhaltung, virtuelle Assistenz, Übersetzung
- Handwerk – Spezialisten für bestimmte Gewerke
Freelancer vs. Angestellter: Die wichtigsten Unterschiede
Bevor du als kleines Unternehmen Freelancer beauftragen kannst, musst du den Unterschied zu Angestellten verstehen. Das ist nämlich rechtlich entscheidend.
Was einen Freelancer ausmacht
Ein echter Freelancer (Selbständiger) zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:
Unternehmerisches Risiko – Er trägt das wirtschaftliche Risiko selbst. Wenn ein Projekt scheitert, bekommt er kein Geld.
Eigene Betriebsmittel – Er arbeitet mit eigenem Equipment: Computer, Software, Werkzeug.
Freie Zeiteinteilung – Er entscheidet selbst, wann er arbeitet. Du gibst nur die Deadline vor.
Kein Weisungsrecht – Du sagst, WAS du brauchst, nicht WIE er es macht.
Mehrere Auftraggeber – Er arbeitet typischerweise für verschiedene Kunden, nicht nur für dich.
Eigene Rechnungsstellung – Er stellt Rechnungen mit Umsatzsteuer (außer Kleinunternehmer).
Was einen Angestellten ausmacht
Im Gegensatz dazu ist ein Angestellter durch folgende Punkte gekennzeichnet:
Weisungsgebundenheit – Du bestimmst Arbeitszeit, Arbeitsort und Arbeitsweise.
Eingliederung – Er ist in deine betriebliche Organisation eingebunden.
Festes Gehalt – Er bekommt regelmäßig Lohn, unabhängig vom Arbeitsergebnis.
Betriebsmittel vom Arbeitgeber – Du stellst Arbeitsplatz und Equipment.
Wirtschaftliche Abhängigkeit – Er arbeitet hauptsächlich oder ausschließlich für dich.
Scheinselbständigkeit vermeiden: Das größte Risiko
Das wichtigste Thema, wenn du als kleines Unternehmen Freelancer beauftragen willst: Scheinselbständigkeit. Diese kann nämlich teuer werden.
Was ist Scheinselbständigkeit?
Scheinselbständigkeit liegt vor, wenn jemand formal als Freelancer arbeitet, jedoch faktisch wie ein Angestellter behandelt wird. Die Behörden schauen dabei auf die tatsächlichen Verhältnisse, nicht auf den Vertrag.
Warnzeichen für Scheinselbständigkeit
Folgende Faktoren deuten auf Scheinselbständigkeit hin:
- Der Freelancer arbeitet nur für dich (keine anderen Auftraggeber)
- Er hat feste Arbeitszeiten in deinem Büro
- Du stellst ihm Arbeitsplatz und Equipment
- Er ist in Teamstrukturen eingebunden (nimmt an Meetings teil, hat E-Mail-Adresse der Firma)
- Die Zusammenarbeit dauert unbefristet an
- Er bekommt monatlich den gleichen Betrag
Die Konsequenzen
Wenn die ÖGK oder das Finanzamt Scheinselbständigkeit feststellt, drohen ernste Konsequenzen:
Nachzahlung von Sozialversicherung – Bis zu 5 Jahre rückwirkend, inklusive Säumniszuschläge.
Nachzahlung von Lohnsteuer – Ebenfalls rückwirkend und mit Zinsen.
Strafen – Zusätzlich Verwaltungsstrafen wegen falscher Anmeldung.
Haftung – Du haftest als Arbeitgeber für sämtliche Nachzahlungen.
So vermeidest du Scheinselbständigkeit
Wenn du als kleines Unternehmen Freelancer beauftragen möchtest, achte deshalb auf folgende Punkte:
- Der Freelancer hat nachweislich mehrere Auftraggeber
- Er arbeitet projektbezogen, nicht dauerhaft
- Er nutzt eigenes Equipment und eigenen Arbeitsplatz
- Er hat keine festen Arbeitszeiten bei dir
- Er trägt unternehmerisches Risiko (Erfolgshonorar, eigene Haftung)
- Der Vertrag ist klar als Werkvertrag oder freier Dienstvertrag formuliert
Freelancer beauftragen als kleines Unternehmen: Die Vertragsarten
Es gibt verschiedene Vertragsformen für die Zusammenarbeit mit Freelancern.
Werkvertrag
Beim Werkvertrag schuldet der Freelancer ein konkretes Ergebnis (das „Werk“). Bezahlt wird erst, wenn das Werk abgenommen ist.
Geeignet für: Klar definierte Projekte mit messbarem Ergebnis – Website, Logo, Gutachten, Übersetzung.
Vorteile: Klare Leistungsdefinition, Gewährleistung bei Mängeln, Preis vorab fix vereinbart.
Nachteile: Weniger Flexibilität bei Änderungswünschen.
Freier Dienstvertrag
Beim freien Dienstvertrag schuldet der Freelancer seine Arbeitsleistung, nicht ein bestimmtes Ergebnis. Er ist dabei nicht weisungsgebunden.
Geeignet für: Laufende Beratung, regelmäßige Unterstützung ohne fixes Projektziel.
Vorteile: Mehr Flexibilität, laufende Zusammenarbeit möglich.
Nachteile: Höheres Risiko der Scheinselbständigkeit, kein garantiertes Ergebnis.
Was in den Vertrag gehört
Ein guter Freelancer-Vertrag enthält folgende Punkte:
- Genaue Beschreibung der Leistung
- Honorar und Zahlungsbedingungen
- Zeitrahmen und Deadlines
- Regelung zu Änderungswünschen und Zusatzaufwand
- Geheimhaltung und Datenschutz
- Nutzungsrechte (wichtig bei kreativen Leistungen!)
- Haftung und Gewährleistung
- Kündigungsregelung
Freelancer beauftragen als kleines Unternehmen: Die Kosten
Was kostet es, wenn du als kleines Unternehmen Freelancer beauftragen willst? Das hängt stark von der Branche und Qualifikation ab.
Typische Stundensätze in Österreich
| Bereich | Stundensatz (netto) |
|---|---|
| Virtuelle Assistenz | €25-45 |
| Texterstellung | €40-80 |
| Grafikdesign | €50-100 |
| Webentwicklung | €60-120 |
| IT-Beratung | €80-150 |
| Unternehmensberatung | €100-200+ |
| Fotografie | €80-150 |
Diese Sätze verstehen sich netto, also zuzüglich 20% Umsatzsteuer (außer bei Kleinunternehmern).
Stundensatz vs. Pauschalpreis
Stundensatz eignet sich für Aufgaben mit unklarem Umfang oder laufende Unterstützung.
Pauschalpreis ist besser für klar definierte Projekte. Du weißt vorher genau, was es kostet.
Tipp: Bei Pauschalpreisen sollte der Vertrag regeln, was passiert, wenn der Umfang sich ändert.
Vergleich: Freelancer vs. Angestellter
Auf den ersten Blick wirken Freelancer teurer. Der Vergleich hinkt allerdings, denn beim Freelancer entfallen Lohnnebenkosten (ca. 30%), Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld, Krankenstand und Ausfallzeiten, Arbeitsplatz und Equipment sowie Verwaltungsaufwand.
Ein Freelancer mit €80/Stunde kann deshalb sogar günstiger sein als ein Angestellter mit €25/Stunde – zumindest für zeitlich begrenzte Aufgaben.
Wo findest du Freelancer?
Du willst als kleines Unternehmen Freelancer beauftragen – aber wo findest du die richtigen Leute?
Lokali – Lokale Freelancer und Dienstleister
Auf Lokali findest du Freelancer und Dienstleister in deiner Region. Das ist besonders praktisch, wenn du jemanden für Vor-Ort-Arbeiten brauchst oder persönliche Treffen bevorzugst.
Mit dem Business-Abo (€69.99/Monat) kannst du Aufträge posten und erhältst Angebote von qualifizierten Anbietern. Das Business-Dashboard hilft dir außerdem dabei, den Überblick zu behalten.
Online-Plattformen
Für remote arbeitende Freelancer gibt es spezialisierte Plattformen:
- Upwork, Fiverr – Internationale Plattformen für alle Bereiche
- 99designs – Spezialisiert auf Design
- Textbroker – Spezialisiert auf Texte
- Freelancermap – Deutschsprachige IT-Freelancer
Netzwerk und Empfehlungen
Frag in deinem Netzwerk nach Empfehlungen. Freelancer, die von anderen empfohlen werden, sind oft zuverlässiger als anonyme Online-Profile.
Branchenverbände
Viele Berufsgruppen haben Verzeichnisse ihrer Mitglieder, etwa die WKO Fachgruppen, Berufsverbände für Designer, Texter, Fotografen oder Kammern (Steuerberater, Rechtsanwälte).
Tipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit
Damit die Zusammenarbeit funktioniert, wenn du als kleines Unternehmen Freelancer beauftragen willst, beachte folgende Tipps.
Klares Briefing
Je genauer du beschreibst, was du brauchst, desto besser das Ergebnis. Ein gutes Briefing enthält Ziel und Zweck des Projekts, Zielgruppe, konkrete Anforderungen, Beispiele (was gefällt, was nicht), Deadlines sowie Budget.
Kommunikation festlegen
Kläre am Anfang, wie ihr kommuniziert: per E-Mail, Telefon, Videocall? Wie oft gibt es Updates? Wer ist Ansprechpartner?
Meilensteine definieren
Bei größeren Projekten solltest du Zwischenstände vereinbaren. So kannst du frühzeitig gegensteuern, wenn etwas in die falsche Richtung läuft.
Feedback geben
Freelancer brauchen konstruktives Feedback, um deine Erwartungen zu treffen. „Gefällt mir nicht“ hilft weniger als „Die Farben sind zu dunkel, bitte heller und freundlicher“.
Pünktlich bezahlen
Freelancer sind auf pünktliche Zahlung angewiesen. Wer schnell und zuverlässig zahlt, bekommt beim nächsten Mal bevorzugte Behandlung.
Häufige Fragen zum Thema Freelancer beauftragen als kleines Unternehmen
Muss ich Freelancer irgendwo anmelden?
Nein, wenn es sich um echte Selbständige handelt. Sie sind nämlich selbst für ihre Anmeldung bei Finanzamt und SVS verantwortlich. Du brauchst jedoch ihre UID-Nummer für die Rechnung.
Wie erkenne ich einen seriösen Freelancer?
Achte auf ein professionelles Portfolio, nachweisbare Referenzen, klare Kommunikation sowie realistische Preise. Zu billig ist dabei oft ein Warnsignal.
Was, wenn der Freelancer nicht liefert?
Bei Werkverträgen hast du Gewährleistungsansprüche. Du kannst Nachbesserung verlangen oder im Extremfall vom Vertrag zurücktreten. Deshalb solltest du von Anfang an klare Vereinbarungen treffen.
Kann ich einen Freelancer exklusiv für mich arbeiten lassen?
Vorsicht – das erhöht das Risiko der Scheinselbständigkeit nämlich erheblich. Wenn du exklusive Verfügbarkeit brauchst, ist eine Anstellung daher oft der sicherere Weg.
Wie versteuere ich die Kosten für Freelancer?
Freelancer-Honorare sind Betriebsausgaben und mindern deinen Gewinn. Die Vorsteuer (Umsatzsteuer auf der Rechnung) kannst du außerdem abziehen, sofern du vorsteuerabzugsberechtigt bist.
Fazit: Freelancer beauftragen als kleines Unternehmen richtig gemacht
Wenn du als kleines Unternehmen Freelancer beauftragen willst, bekommst du Flexibilität und Expertise ohne langfristige Verpflichtungen. Dabei musst du jedoch auf die rechtlichen Rahmenbedingungen achten.
Die wichtigsten Punkte zusammengefasst: Achte auf die Unterschiede zwischen Freelancer und Angestelltem. Vermeide Scheinselbständigkeit durch klare Projektstrukturen. Nutze saubere Verträge (Werkvertrag oder freier Dienstvertrag). Definiere Leistung, Preis und Zeitrahmen klar. Kommuniziere offen und gib konstruktives Feedback.
Mit der richtigen Herangehensweise ist die Zusammenarbeit mit Freelancern eine Win-win-Situation: Du bekommst flexible Unterstützung, der Freelancer einen fairen Auftrag.
Du suchst Freelancer oder Dienstleister für dein Projekt? Auf Lokali findest du qualifizierte Anbieter in deiner Region – poste deinen Auftrag und erhalte Angebote. Mit dem Business-Abo (€69.99/Monat) behältst du außerdem den Überblick über alle deine Aufträge.
Mehr zum Thema Personalsuche findest du in unserem Artikel Mitarbeiter finden als kleiner Betrieb. Tipps zur Preisgestaltung gibt es in Preise richtig kalkulieren als Dienstleister.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026